招投标 澄清函怎么写

在招投标过程中，澄清函起着至关重要的作用。它能够帮助投标方准确回应招标方的疑问，消除误解，确保招投标活动顺利进行。一份规范、清晰的澄清函不仅体现了投标方的专业素养，还能增加中标的机会。那么，如何才能写出一份高质量的招投标澄清函呢？接下来，我们将从多个方面详细探讨这个问题。

明确澄清函的目的与对象

1. 明确目的：撰写澄清函的首要任务是明确其目的。一般来说，目的主要有两种，一是对招标文件中的模糊内容进行询问，二是对投标文件中的表述进行解释说明。比如，招标文件中对于技术参数的描述不够清晰，投标方就可以通过澄清函询问具体要求。

2. 确定对象：要清楚澄清函是发给谁的，通常是招标方或招标代理机构。明确对象后，在函件的称呼、语气等方面要恰当得体。例如，写给招标方的澄清函，语言要正式、礼貌。

3. 分析对方需求：站在对方的角度思考问题，了解招标方想要获取的信息。这样在撰写澄清函时，能够有针对性地提供相关内容，提高澄清的效率。

澄清函内容的规范要点

在撰写澄清函内容时，需要遵循一定的规范。首先，要准确引用招标文件或投标文件中的相关条款。比如，在解释某个技术方案时，明确指出对应的条款编号，让对方能够快速找到相关内容。其次，回答问题要简洁明了，避免冗长复杂的表述。例如，对于招标方询问的产品价格构成，直接列出各项成本，而不是进行过多的铺垫。此外，提供的数据和信息要真实可靠，如有必要，可以附上相关的证明材料。例如，提供产品的质量认证文件，以证明产品符合要求。

澄清函的格式要求

1. 标题：一般为“关于[项目名称]的澄清函”，要简洁醒目，让对方一眼就能知道函件的主题。

2. 正文：正文部分要条理清晰，可以采用分段的方式进行阐述。开头要说明澄清的缘由，中间详细回答问题，结尾表达希望得到对方回复的意愿。例如，“由于招标文件中[条款内容]表述不够明确，现特向贵方进行询问……希望贵方能够给予明确答复。”

3. 落款：包括投标方的名称、日期，并加盖公章。如果有授权代表签字，也要注明。

撰写澄清函的注意事项

撰写澄清函时，有一些注意事项需要特别关注。一方面，要注意语言表达的准确性和专业性。避免使用模糊、歧义的词汇，以免引起新的误解。比如，“大概”“可能”等词汇要尽量避免使用。另一方面，要注意时间节点。在规定的时间内发出澄清函，否则可能会影响投标的有效性。例如，招标文件规定在开标前[X]天为澄清时间，投标方要严格遵守这个时间要求。此外，要对发出的澄清函进行备份，以备后续查询和参考。

综上所述，撰写招投标澄清函需要明确目的与对象，遵循内容规范要点，符合格式要求，同时注意相关事项。只有这样，才能写出一份高质量的澄清函，为招投标活动的顺利进行提供有力保障。在实际操作中，要根据具体项目的特点和要求，灵活运用这些方法，不断提高澄清函的撰写水平。